Das macht die Position aus
Willkommen in unserer modernen Verwaltungsabteilung der Medizinischen Fakultät am UKE. Für unser Team in der Abteilung Fakultätsservice und Budget suchen wir tatkräftige Unterstützung. Wir, ein vielfältiges Team, verantworten eine breite Palette administrativer Prozesse, von Berufungsverfahren über Struktur- und Budgetplanung bis hin zur Betreuung der akademischen Gremien unserer Fakultät. Auch im Gebäudemanagement, bei der Raumplanung und in der Koordination von IT-Projekten für Forschung und Lehre sind wir aktiv.
Das wartet in Ihrem Alltag auf Sie:
- Bei den administrativen Prozessen rund um Berufungsverfahren für die Besetzung von Professuren leisten Sie wesentliche Unterstützung - von der Ausschreibung bis zur Besetzung. Dabei fallen Aufgaben wie die Strukturierung der Bewerbungsunterlagen, die Vor- und Nachbereitung von Ausschusssitzungen sowie die organisatorische Begleitung des Berufungsausschusses und der Dekanatsleitung in Ihr Aufgabenfeld. Zudem freuen wir uns auf Ihre Mitarbeit bei der Entwicklung und Einführung eines elektronischen Managementsystems, das diese Prozesse abbildet.
- Bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Gremiensitzungen können Sie Ihr Organisationstalent einsetzen. Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Tagesordnungen, Protokollen und die Versendung der Beschlussfassungen gehören zu Ihren Aufgaben.
- In der Raumplanung und dem Gebäudemanagement für unsere Hörsäle und Seminarräume sind Sie gefragt. Die Überwachung der jeweiligen Gebäudeausrüstung,die Planung von Instandhaltungsmaßnahmen in Zusammenarbeit mit unserer Technischen Abteilung sowie die Raumvermietung zählen hier zu Ihren Tätigkeiten.
- Bei der Erstellung von Kennzahlen und Rechenschaftsberichten und der Datenpflege in unseren elektronischen Systemen können Sie uns unterstützen.
- Als zuverlässiger Rückhalt für unsere Abteilungsleitung und unsere Referent:innen übernehmen Sie gerne weitere administrative Angelegenheiten.
Diese Position ist zunächst für zwei Jahre befristet zu besetzen.
