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Spezialistin / Spezialist im Dokumentenservice (m/w/d)

Standorte: Düsseldorf oder Hagen, Vertrag: Teilzeit/Vollzeit (unbefristet), Vergütung: Entgeltgruppe 11/12 TV-L, Bewerbungsfrist: 25.06.2025

Ihre Mission: NRW digitaler machen
Bei IT.NRW geht es um mehr als „nur“ einen Job. Es geht um einen wichtigen gesellschaftlichen Auftrag: ein ganzes Bundesland digital vorwärtsbringen. Als Spezialistin/Spezialist im Dokumentenservice (m/w/d) organisieren, entwickeln und pflegen Sie die automatisierte Abwicklung der Druckdatenaufbereitung für die öffentliche Verwaltung. Bringen Sie sich jetzt ein und leisten Sie einen wichtigen Beitrag für 18 Millionen Bürgerinnen und Bürger in NRW!

Ihr Bereich: Druck-, Kuvertier- & Scanzentrum
Im Druck-, Kuvertier- & Scanzentrum bieten wir allen Behörden, Betrieben und Einrichtungen der Landesverwaltung NRW den Service an, personalisierte Druckaufträge zentral, kostengünstig und effizient abwickeln zu lassen. Dazu gehören an den beiden Produktionsbereichen in Düsseldorf und Hagen auch die Generierung und Aufbereitung von Dokumenten für die automatisierte Weiterverarbeitung. In der zentralen Scanstelle in Düsseldorf erfolgt zudem die Digitalisierung des Posteingangs und Bereitstellung der Dokumente in digitaler Form für Ministerien und Behörden des Landes. Wir unterstützen damit die digitale Transformation der Landesverwaltung im Rahmen des E-Government-Gesetzes NRW.

Stiftet Sinn: Ihre Aufgaben

Ihre Haupttätigkeit:

  • Sie verantworten die Planung und Entwicklung von automatisierten Prozessen zur Durchführung der digitalen und physischen Dokumentenausgabe (z. B. Bescheide, Mitteilungen, Informationsschreiben etc.).
  • Sie betreuen und pflegen die Output-Management-Systeme und deren Systemumgebungen.
  • Sie übernehmen und konvertieren die Druckdatenströme und reichern sie mit Layouts an.
  • Sie bereiten die Daten für die maschinelle Verarbeitung vor und stellen sie für die Dokumentenproduktion bereit.
  • Sie führen Fehleranalysen und Störungsbehebungen an Workflowsystemen durch.
  • Sie wirken bei der Erstellung und Weiterentwicklung von IT-Konzepten (z. B. Administrationskonzepten, Sicherheitskonzepten) und internen Prozessen mit.

Ihr Aufgabenfeld umfasst zudem:

  • Sie sind Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner für neue Verfahren, wesentliche Änderungen in den Dienstleistungen sowie für das Reklamationsmanagement.
  • Sie stellen Abrechnungsinformationen für die Kosten-/Leistungsrechnung bereit.
  • Sie erstellen Dokumentationen zur Qualitätssicherung.

Bewegt mehr: Ihr Profil

Sie bringen mit:

  • Abgeschlossenes Fachhochschul- oder Bachelorstudium im Bereich Informationstechnik, Mathematik, Physik oder in einem Studiengang mit IT-Bezug
  • Alternativ zum Studium: Abschluss als Operative Professional oder langjährige einschlägige Berufserfahrung in der IT
  • Grundlegende Kenntnisse in Linux und/oder Windows
  • IT-Systemkenntnisse
  • Erfahrung in der Batchverarbeitung mit Linux und/oder Windows
  • Sicheres Deutsch (in Wort und Schrift)

Wünschenswert sind zudem:

  • Kenntnisse im Bereich Druckdatenaufbereitung, Datenströme und/oder elektronische Aktenführung
  • Know-how in Prozessen des Output- und Dokumentenmanagements

Ihre Persönlichkeit:

  • Teamgeist, offen im Umgang mit Veränderungen 
  • Strukturierte Arbeitsweise und gut darin, komplexe Zusammenhänge zu erfassen
  • Kompetenter und serviceorientierter Umgang mit externen und internen Kundinnen und Kunden

Zusätzliche Stelleninfos

Eine Übertragung der vollständigen Tätigkeit auf dem konkreten Arbeitsplatz und damit eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 11 TV-L erfolgt, wenn Sie über eine mindestens sechsmonatige, einschlägige Berufserfahrung verfügen. In allen anderen Fällen werden Sie für die Dauer des ersten halben Jahres zunächst in der Entgeltgruppe 10 TV-L eingestellt. Die Eingruppierung in die Entgeltgruppe 12 TV- L erfolgt, wenn Sie über eine mindestens dreijährige praktische Erfahrung im genannten Bereich verfügen.

Ihre Benefits

  • Gute Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten 
  • Gute Work-Life-Balance sowie Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch hohe Flexibilität (z.B. flexible Arbeitszeiten, Option auf Teilzeitarbeit, bis zu 80 % Homeoffice)
  • Betriebliche Altersvorsorge 
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement
  • Ein offenes Arbeitsklima
  • Standortabhängig: Kantine sowie kostenfreie Parkplätze

Der richtige Schritt: Ihre Bewerbung

Bewerben Sie sich jetzt einfach online und leisten Sie mit uns gemeinsam einen wichtigen Beitrag für 18 Millionen Menschen in NRW.

Jetzt bewerben

Bewerbungsschluss: 25.06.2025

Zu Ihrer vollständigen Bewerbung gehören folgende Unterlagen:

  • Lebenslauf
  • Relevante Zeugnisse
  • Anstatt eines Anschreibens beantworten Sie uns bitte folgende Fragen im Bewerbungsportal:
    1. Was interessiert Sie besonders an der Tätigkeit im Dokumentenservice?
    2. Welche Erfahrungen haben Sie im Umgang mit Dokumenten, Akten oder digitalen Archivsystemen?
    3. Welche Stärken bringen Sie mit, die Sie für diese Position besonders qualifizieren?

Selbstverständlich achten wir auf den Datenschutz und behandeln Ihre Unterlagen vertraulich.

Unser Bewerbungsprozess
Bewerben Sie sich bitte ausschließlich über unser Bewerbungsportal (per E-Mail oder Post übermittelte Unterlagen können leider nicht berücksichtigt werden). Nach dem Absenden Ihrer Bewerbung erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Anschließend prüfen wir Ihre Unterlagen und geben Ihnen nach Ablauf der Bewerbungsfrist eine Rückmeldung. Das Kennenlernen findet überwiegend per Videokonferenz statt. Das weitere Vorgehen besprechen wir dann gemeinsam.

Wir leben Vielfalt
Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen und bevorzugen Frauen nach Maßgabe des LGG NRW in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sowie gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne des § 2 SGB IX sind ausdrücklich erwünscht. Wir bekennen uns ausdrücklich zu Vielfalt in unserem Arbeitsumfeld und freuen uns über die Bewerbungen aller Talente – ungeachtet von Alter, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität. Deshalb hat IT.NRW die Charta der Vielfalt unterzeichnet: www.charta-der-vielfalt.de.

Ihr Draht zu uns
Fragen zum Aufgabengebiet beantworten

Fragen zum Bewerbungsverfahren beantwortet